Cariche ed incarichi sociali
I Consiglieri ed i soci possono assumere incarichi specifici “ad personam” all’interno dell’Associazione, oltre a quelli specificatamente previsti dallo statuto.
Le nomine vengono assegnate dal Presidente ovvero, collegialmente dal Comitato Esecutivo e rese note ai Soci.
A tale proposito si elencano di seguito le seguenti cariche sociali.
3. Responsabile Relazione esterne
4. Responsabile dei Regolamenti
5. Responsabile Stampa e Pubblicità
6. Responsabile Amministrativo
Il responsabile di Sede è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni che rivestono carattere di gestione, coordinamento e controllo del funzionamento della sede. In Particolare:
· coordina le attività di manutenzione ordinaria e, su delibera Consigliare, per le manutenzioni straordinarie e le nuove installazioni
· organizza l’attività degli addetti (maestranze), valutando carichi di lavoro, scadenze e priorità di lavorazione;
· assicura la regolare esecuzione del lavoro per gli aspetti di correttezza normativa ed operativa;
· ha autonomia di gestione nell’ambito dell’operatività ordinaria nei limiti delle deleghe attribuite;
· amministra il fondo costituito dal Tesoriere ovvero dal Comitato Esecutivo per le spese d’ordinaria e straordinaria amministrazione;
· fornisce su richiesta del Tesoriere entro 15 giorni il conto spese e le relative ricevute;
· riferisce al Presidente e al Comitato Esecutivo con i quali definisce gli indirizzi sugli obiettivi da raggiungere;
· coordina e gestisce il personale addetto ai servizi ausiliari (giardinieri, inservienti, ecc.)
· gestisce di concerto con il Comitato Esecutivo la sistemazione logistica:
o dell’imbarcazioni all’interno della sede
o del container
o delle rastrelliere di canoe e serf
o dei locali
o dei servizi
Il Responsabile di Settore è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni che rivestono carattere di gestione e controllo del funzionamento delle attività specifiche del settore della Vela, o della Canoa, o della Pesca Sportiva, o della Subacquea, o della Fotografia, assegnatogli. In Particolare:
· dirige e coordina l'attività didattica della sezione;
· cura, ove previsto, il tesseramento degli atleti;.
· cura tutti gli aspetti di rendicontazione contabile delle manifestazioni sportive e di quelle didattiche della sezione assegnategli;
· trasmette a chiusura attività tutta la documentazione contabile al Tesoriere;
· predispone i programmi di preparazione e di partecipazione alle competizioni;
· assicura la regolare esecuzione delle competizioni;
· comunica al Responsabile del Coordinamento Funzionale, con congruo anticipo, le attività di pertinenza;
· assolve gli altri compiti assegnategli dal Comitato Esecutivo;
· riferisce al Presidente e al Comitato Esecutivo con il quale definisce gli indirizzi sugli obiettivi da raggiungere;
· assolve, compatibilmente alle norme della Assonautica, gli altri compiti assegnategli dal settore federale di riferimento;
· redige una relazione annuale sull’andamento delle attività svolte e di quelle previste per il futuro.
Il responsabile alle Pubbliche Relazioni è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni che interessano lo sviluppo e la gestione delle relazioni con l’esterno perseguendo l’obiettivo di ampliare e migliorare la presenza sul territorio, promovendo iniziative legate al turismo e alla nautica da diporto. In Particolare:
· promuove iniziative volte a migliorare i rapporti con le autorità, le Istituzioni e le rappresentanze commerciali locali (es. Comune, Capitaneria, stabilimenti balneari, rimessaggi, camping, cantieri nautici, ecc.).
· sviluppa studi volti a definire le politiche in materia di divulgazione delle attività dell’Associazione;
· pianifica e promuove iniziative commerciali e non finalizzate alla acquisizione di convenzioni, contributi, ecc.
· cura l’elenco dei fornitori dell’Associazione
· gestisce le convenzioni
· ricerca i collegamenti più idonei per stabilire rapporti di collaborazione con altre organizzazioni similari, forze politiche e culturali, Enti Locali, Enti ed Istituzioni Pubbliche e dello stato;
Il Responsabile dei regolamenti è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni atte a segnalare eventuali irregolarità rispetto all’applicazione dei regolamenti dell’Associazione nonché a riferire al Comitato Esecutivo eventuali disfunzioni tecnico-funzionali della Sede. In particolare:
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rammenta ai soci, ove necessario, i regolamenti;
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controlla la funzionalità e l’efficienza delle misure di sicurezza, segnalando tempestivamente alle competenti strutture eventuali anomalie degli impianti;
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verifica la corretta custodia delle chiavi, da parte dei Soci assegnatari;
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verifica il regolare ingresso dei veicoli e delle imbarcazioni all’interno dell’Associazione;
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si accerta della regolarità di utilizzo delle attrezzature dell’Associazione;
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controlla la regolare registrazione degl’ospiti occasionali e temporanei;
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dopo il terzo richiamo ad un Socio per la medesima trasgressione o per fatto grave può informare il Consiglio per una eventuale attivazione dei Probi Viri.
Il responsabile stampa e della pubblicità è un Socio ordinario o è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni di coordinamento e controllo per la diffusione sulla stampa ed i media dell’attività dell’Associazione nonché per le pubblicazioni di qualunque genere edite dall’associazione. In Particolare:
· dirige la rassegna stampa e il giornalino dell’associazione
· cura la redazione dei comunicati
· riferisce al Presidente e al Comitato Esecutivo;
· cura i rapporti con la Stampa Nazionale di informazione e di categoria;
· cura i rapporti con gli Addetti Stampa Provinciali;
· ricerca, studia, propone al Comitato Esecutivo tutte quelle iniziative atte a consentire all’Associazione una maggiore visibilità verso l’esterno;
· propone l’acquisizione di spazi pubblicitari.
· propone attività socio-culturali (mostre, concorsi, ecc.).
Il Responsabile amministrativo è un Socio ordinario o un componente del Comitato Esecutivo e cura l’attività di supporto degli atti amministrativi dell’Associazione. In particolare:
· svolge gli adempimenti amministrativi inerenti l’amministrazione dell’Associazione e del personale ausiliario;
· gestisce i messaggi di posta elettronica e ordinaria;
· detiene la raccolta delle informative associative;
· gestisce le comunicazioni ai Soci
· cura la gestione dell’archivio, cancelleria e stampati.
· redige i verbali dell'assemblea e delle sedute del Comitato Esecutivo in assenza di altro verbalizzante;
· provvede al tesseramento dei soci e ne tiene aggiornato il relativo elenco e libro soci, provvedendo a tutte le incombenze amministrative relative all’ammissione di nuovi soci;
· riferisce al Presidente e al Comitato Esecutivo per le attività di competenza.
Il responsabile medico può essere un Socio ordinario o un componente del Comitato Esecutivo purché abilitato alla professione Medica.
In particolare:
· accerta, su richiesta dell’interessato, l’idoneità fisica dell’ associato alle attività prescelte;
· dispensa i soci non idonei a svolgere attività sportiva;
· è responsabile del Servizio Medico Sportivo, qualora costituito all’interno dell’Associazione, che attua avvalendosi di collaboratori in funzione delle singole esigenze;
· segnala al Presidente e al Comitato Esecutivo irregolarità che potrebbero nuocere alla salute dei Soci;
· verifica che le attività svolte dall’Associazione siano compatibili con l’ambiente;
· tiene i rapporti con la Federazione Medico Sportiva Italiana;
· propone il programma per il Servizio Medico Sportivo;
· cura la valutazione medico-sportiva degli atleti facenti parte delle rappresentative nazionali ufficiali avvalendosi del Medico Federale per eventuali interventi specialistici;
· cura la valutazione e la preparazione fisiologica e psicologico-sportiva degli atleti facenti parte delle rappresentative nazionali ufficiali;
· promuove attività didattiche per soddisfare le esigenze ed i programmi della Federazione;
· svolge ogni altro compito di natura sanitaria.
Il Responsabile del Coordinamento Funzionale è un componente del Comitato Esecutivo ed assolve tutte le funzioni di coordinamento delle attività sportive e ricreative comunque connesse, affini o attinenti lo scopo sociale, al fine di migliorare e individuare soluzioni più funzionali e partecipative. In particolare:
· coordina ed organizza l'attività di preparazione e di partecipazione alle manifestazioni sportive e ricreative previste dal programma annuale ed in collaborazione con i Responsabili di Settore e, ove nominati, con gli incaricati;
· supporta il Comitato Esecutivo nella definizione di strategie e scenari organizzativi;
· predispone piani di intervento per la esecuzione delle attività tesi ad assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell’Associazione;
· osserva, dandone visibilità al Presidente e al Comitato Esecutivo, l’andamento dei diversi interventi in atto per assicurarne la coerenza complessiva;
· Organizza incontri periodici con i simpatizzanti delle singole Sezioni dell’Associazione, finalizzati a raccogliere suggerimenti e collaborazioni per lo svolgimento delle attività programmate;
· gestisce le dichiarazioni di collaborazione dei Soci;
· segnala al Comitato Esecutivo i Soci indisponibili a partecipare all’attività sociale specificando, ove possibile, la motivazione (salute, famigliare, lavorativo, trasferimento temporaneo, disinteresse, ecc.);
· cura l'organizzazione logistica delle Squadre sportive e dei relativi materiali tecnici in occasione di trasferte.
Il Tesoriere:
· viene eletto con la maggioranza assoluta dal Comitato Esecutivo di cui è parte integrante, dura in carica tre anni ed è rieleggibile;
· è responsabile del Bilancio;
· cura il mantenimento della contabilità di cassa. Ogni spesa deve essere approvata precedentemente dal Comitato Esecutivo e deve trovare riscontro nell’effettiva disponibilità di cassa oltre ad essere vistata dal Presidente;
· autorizza, in via del tutto eccezionale, spese urgenti e indifferibili, salvo ratifica nella prima utile riunione del Comitato Esecutivo ma pur sempre col dovuto riscontro e l’autorizzazione del Presidente;
· amministra il patrimonio sociale. Esso è indivisibile ed è costituito: dalle quote annuali dei soci; dalle sottoscrizioni volontarie dei singoli soci; dai proventi ricavati dalle attività sociali; da contributi pubblici e privati; dalle erogazioni e da lasciti diversi; dal patrimonio mobiliare ed immobiliare di proprietà dell'Assonautica Provinciale di Viterbo;
· imputa a “fondo riserva” le somme residue, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla legge. Le quote sociali non sono rimborsabili e tutte le anticipazioni dei soci s’intendono infruttifere d’interessi.
· predispone:
§ il bilancio preventivo entro il 30 novembre. L’esercizio finanziario inizia il 1^ Gennaio e termina 31 dicembre d’ogni anno. Il bilancio e l'esercizio finanziario coincidono con l'anno solare;
§ predispone il conto consuntivo entro il 31 maggio d’ogni anno;
· fornisce entro 15 giorni per richiesta del Presidente o del Comitato Esecutivo o del Collegio dei Revisori il rendiconto alla data richiesta;
· assegna al Responsabile di Sede se nominato, un importo massimo di €. 500 (cinquecento) per le spese d’ordinaria amministrazione e se deliberato integra tale importo per le spese straordinarie;
· richiede e ritira dal Responsabile di Sede i giustificativi e il rendiconto delle spese sostenute;
· detiene e amministra i libri contabili dell’Associazione.
· gestisce un conto bancario o postale aperto a nome dell'Associazione, presso una banca e/o ufficio postale scelto a maggioranza dal Comitato Esecutivo, saranno depositati i fondi eccedenti, le normali esigenze di cassa.